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深圳市城建档案整理规范

  深圳市档案局关于印发《深圳市城建档案整理规范》的通知

  

深档规〔2012〕1号

  各区档案局、建设局,各有关单位:

  为规范城建档案的整理工作,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范,结合本市实际,我局制定了《深圳市城建档案整理规范》,现予印发施行。

  深圳市档案局        

  二○一二年四月十六日    

  深圳市城建档案整理规范

  第一条  为规范城建档案的整理工作,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范,结合本市实际,制定本规范。

  第二条  本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。

  第三条  建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作,组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作,并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目。法律、法规、规章和规范性文件另有规定的,从其规定。

  第四条  勘察、设计、施工、监理等单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后向建设单位移交。

  第五条  建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并向建设单位移交;各分包单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后及时向总包单位移交。

  建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程档案并向建设单位移交。

  第六条  归档文件的质量要求。

  (一)归档的工程文件应当为原件。

  (二)工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

  (三)工程文件的内容必须真实、完整、准确,与工程实际相符合。

  (四)工程文件应当采用耐久性强的书写材料,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

  (五)工程文件中文字材料幅面尺寸规格应当为A4幅面(297mm×210mm),图纸应当采用国家标准图幅。

  (六)图纸一般采用蓝晒图,竣工图应当是新图;计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

  (七)所有竣工图均应当加盖竣工图章,竣工图章的基本内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监,并签署完备。竣工图章应当使用不易褪色的红印泥,盖在图标栏上方空白处。

  (八)利用施工图改绘竣工图的,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

  (九)不同幅面的工程图纸应当按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。

  第七条  立卷应当遵循工程文件的自然形成规律和特点,保持卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性。

  一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应当按单位工程分别组卷。

  第八条  工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、设备文件6个部分。组卷可采用如下方法:

  (一)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

  (二)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

  (三)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

  (四)竣工图可按单位工程、专业等组卷。

  (五)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

  (六)设备文件可按专业、组件等组卷。

  第九条  案卷不宜过厚,文字材料卷每卷厚度原则上不超过20mm;案卷内不应当有重份文件,不同载体的文件应当分别组卷。

  第十条  卷内文件排列。

  (一)管理性文字材料按事项、专业顺序排列;图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

  (二)监理文件按合同结合文种、时间顺序排列。

  (三)施工技术文件按工程专业或单位工程、分部分项(单元)工程的划分排列;试验报告、大宗原材料合格证等共用文件可集中组卷。

  第十一条  案卷的编目。

  (一)卷内页号的编写。

  1.卷内文件有书写内容的页面均应当编写页号。文字材料以一本为一卷,竣工图以一盒为一卷,每卷单独编号,页号从“1”开始,使用打号机以黑色印油打号。

  2.单面书写的文件页号在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

  3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

  4.印刷成册且已编完整页号的文件单独组卷时可不必重新编写页号。

  (二)卷内目录的编制。

  卷内目录(见附图1)应当排列在卷内文件首页之前。

  1.序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内文件排列顺序。

  2.文件编号:填写工程文件原有的文号或者图号。

  3.责任者:填写文件的形成单位或第一责任者。

  4.文件题名:填写文件标题全称。没有文件标题的应当自拟标题,并用[  ]符号标识;文件标题不能准确反映文件内容的,原文件标题照写,并自拟标题,用[  ]符号标识。

  5.日期:填写文件形成的时间(年度应填写4位阿拉伯数字,下同)。

  6.页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。

  7.备注:应当标明复印件、页次变动等需要说明的情况。

  8.第  卷:填写本卷在所在项目或者本期移交档案中的案卷顺序号。

  (三)卷内备考表的填写。

  1.卷内备考表(见附图2)必须填写,使用卷皮的文字材料卷的卷内备考表在卷皮上填写和签署,直接装盒的档案卷内备考表在卷盒上填写和签署。

  2.互见号:应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

  3.说明:主要标明卷内文件数量和页号重(漏)号及其他需要说明的情况。

  4.立卷人:由组卷单位档案人员签名。

  5.立卷日期:填写组卷的时间。

  6.审核人:由组卷单位的项目负责人或技术负责人签名。

  7.审核日期:填写案卷审核的时间。

  (四)案卷封面的填写。

  案卷封面(见附图3)的主要内容如下:

  1.档号:由档案的分类号、项目代号和案卷号组成,其中分类号和项目代号在工程项目办理报建或档案专项验收时由市、区城建档案馆、室统一确定并告知建设单位。

  案卷号是按工程项目或工程项目周期(标段)编制的案卷顺序号,从“1”开始编制。

  一个卷盒装有2个以上(含2个)案卷的,在卷盒“档号”栏应当填写案卷起止号。

  2.案卷题名:应当简明、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括项目名称、专业名称或单位工程、分部分项(单元)工程名称和工程文件的主要内容。归档外文资料的题名应当译成中文。

  3.立卷单位:应当填写文件组卷单位或项目负责单位。

  4.起止日期:填写案卷内文件形成的起止时间。

  5.保管期限:可不填。

  6.密级:分为绝密、机密、秘密3种,同一案卷内有不同密级的文件,应当以最高密级为本卷密级。

  7.共  卷:填写本项目或者本期移交进馆档案案卷的总数量。

  8.第  卷:填写同上。

  (五)案卷脊背的填写。

  案卷脊背(见附图4)的内容包括保管期限、档号、案卷题名、库列柜序和总流水号,其中保管期限、案卷题名、库列柜序和总流水号可不填,档号填写同上。

  (六)案卷目录的编制。

  所有档案必须编制案卷目录(见附图5),内容如下:

  1.序号:填写本项目案卷的流水顺序号,每个项目从“1”开始依次编写。

  2.“档号”、“案卷题名”的填写同上。

  3.页数:填写本卷卷内文件的总页数。

  4.“保管期限”可不填。

  5.备注:可根据管理需要填写案卷的密级、互见号等信息。

  (七)城建档案总目录的编制。

  城建档案总目录由案卷目录和卷内目录构成,先排案卷目录,后排卷内目录。城建档案总目录封面(见附图6)及城建档案总目录脊背(见附图7)所含内容如下:

  1.项目名称:填写工程项目全称。

  2.项目代号:填写同上。

  3.案卷起止号:本目录内案卷起止号。

  第十二条  案卷装订。

  (一)文字材料必须剔除金属物,破损的文件应当修复,采用三孔双棉线左侧装订。

  (二)印刷成册、已编页号的文件及外文资料单独组卷时应当保持原来的形态。

  (三)每张折叠的图纸不必打页号,直接在空白处加盖归档章,归档章(见附图8)由档号、序号组成。档号填写同上,序号标注本件在卷内的排列顺序号。

  (四)已装订成册的A3幅面竣工图可不再拆分折叠,编目编号后直接对折装盒。

  第十三条  档案装具。

  (一)卷盒外表规格为310mm×220mm,厚度分别为l0mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm(可根据需要设定)。

  (二)档案装具应使用符合国家标准要求的产品,卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

  (三)案卷目录、卷内目录、卷内备考表规格为:297mm×210mm。

  第十四条  档案式样由市档案行政主管部门制定。本规范自发布之日起实施,有效期5年。

  附图:1.卷内目录式样

  2.卷内备考表式样

  3.案卷封面式样

  4.案卷脊背式样

  5.案卷目录式样

  6.城建档案总目录封面式样

  7.城建档案总目录脊背式样

  8.归档章式样

  附图1 卷内目录式样

  卷内目录

                                                                                                                                                                             第   卷

  

附图2卷内备考表式样

  卷内备考表

                                               互见号:

  附图3案卷封面式样

  附图4 案卷脊背式样


  

       附图5案卷目录式样


  案卷目录

  附图6城建档案总目录封面式样

  附图7档案总目录脊背式样

  附图8归档章式样


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